You Sure kan slimmer, sneller en efficiënter werken met Postex

De ambities van You Sure zijn groot. Met de komst van investeerder Synergia vorig jaar, is er kapitaal beschikbaar om meer en grotere overnames te doen. Zo werden begin dit jaar Dukaat Financiële Diensten (Gouda) overgenomen en werd Three Oaks Alkmaar Financiële Diensten overgenomen. Gesprekken met een derde partij zijn in een vergevorderd stadium.

“We groeien inderdaad fors en dat was natuurlijk ook de achterliggende gedachte bij de komst van de investeringsmaatschappij Synergia. Wij willen binnen vijf jaar van de top 50 naar de top 20 assurantiebedrijven groeien”, zegt Evelien van Elswijk, manager van de polisadministratie bij You Sure en verantwoordelijk voor het volmachtbedrijf DIN Assuradeuren.

“Wat wij daarbij niet uit het oog willen verliezen is dat we onze klanten altijd het rode loper gevoel willen blijven geven. Dat gevoel moet ook aanwezig zijn bij de kantoren die we overnemen.”

Klantcommunicatie heel belangrijk

Door de overnames en de daarmee gepaard gaande forse portefeuillegroei, ontstond bij You Sure grote behoefte aan slimmere, snellere en efficiëntere klantcommunicatie. “We willen onze klanten continu de beste dienstverlening aanbieden. Daar hoort wat ons betreft geautomatiseerde klantcommunicatie bij die dat mogelijk maakt.” You Sure had in eigen huis maatwerk gebouwd voor deze klantcommunicatie, maar besloot uiteindelijk om hun snelle groei te waarborgen door innovatie van buiten naar binnen te halen.

De eisen die Van Elswijk en algemeen directeur Ger Knikman stelden aan een derde partij waren leidend in hun uiteindelijke keuze voor Postex.

“Het moest sowieso voldoen aan actuele wet- en regelgeving en AVG-compliant zijn. Daarnaast wilden we een beter klantbeeld en managementinformatie gebruiken. Zo willen we bijvoorbeeld weten wie de mails opent en kunnen we ook eenvoudig actie ondernemen op retour gekomen mails (soft en hard bouncers). Ook wilden we aanzienlijk minder fysieke handelingen. Bij een prolongatie waren we met man en macht vijf dagen bezig”, aldus Van Elswijk. “En”, vult zij aan, “met Postex kunnen wij aan onze zorgplicht voldoen doordat wij aantoonbaar de polisdocumenten ter hand stellen”. “En waarom zelf inpakken als het geautomatiseerd kan”, zegt Knikman.

You Sure voerde een paar jaar geleden al gesprekken met Postex. “Toen waren we er als bedrijf nog niet aan toe. Nu duidelijk wel. En dan kan het ook snel gaan. We zijn in het voorjaar van 2019 gestart met de gesprekken met Postex en in december zijn we live gegaan. En nu gaat al meer dan 75% van onze klantcommunicatie digitaal.”

Forse besparingen

Als 75% van je klantcommunicatie digitaal verloopt, betekent dat uiteraard een forse besparing op de portokosten. “Maar dat is niet de enige besparing. Door deze digitaliseringsslag met Postex besparen we per betrokken medewerker vier tot vijf dagen per maand aan tijd. Dat betekent dat we bij overnames van kantoren de conversies die dat met zich brengt een stuk sneller kunnen doen. Daar zijn we heel blij mee.”

Integratie binnen het applicatielandschap

Voor You Sure was ook de integratie met het eigen CRM en softwarepakket DIAS van wezenlijk belang. “We hebben een eigen klantportal en nu is het onder meer mogelijk om die portal te voeden als de polis geaccordeerd is”, zegt Van Elswijk. “Ook belangrijk in onze keuze voor Postex is dat wij een groeiende organisatie zijn en dat Postex een schaalbaar platform heeft dat met ons meegroeit.”

Betalingen integreren

You Sure heeft nog een aantal andere integraties met Postex op het programma staan. “We hebben de eerste fase nu gehad. Dat betekent dat we in de loop van het jaar de tweede fase willen starten, namelijk het aanbieden van iDEAL-betaalverzoeken via diverse communicatiekanalen. Dat gaat ervoor zorgen dat betalingen veel sneller bij ons binnenkomen.”