Postex in der Praxis: Alles, was Sie wissen müssen

Hybrider Versand & Dokumentenmanagement

Wie funktioniert der hybride Versand genau?

In unserem Kontaktcenter sind die Präferenzen aller Mieterinnen und Mieter gespeichert. Diese Daten kommen direkt aus dem ERP- oder CRM-System. Wird der Versand geplant, wird die hinterlegte Präferenz automatisch angewandt und das Schreiben entweder per Post oder per Mail zugestellt.

Lassen sich auch mehrere verschiedene Dokumente automatisiert zu einem Dokument zusammenfassen?

Ja, Dokumentensets, die aus unterschiedlichen Quellen stammen und zu einem Schreiben zusammengefasst werden sollen (z. B. für die jährliche Betriebskostenabrechnung), können automatisiert generiert werden. Hierfür braucht es in der Regel nur eine individuelle Identifikationsnummer (z. B. die Mietvertragsnummer), über die die Dokumente korrekt zugeordnet werden. So wird sichergestellt, dass jedes Dokument den Empfängern korrekt zugeordnet wird. Aufwendige manuelle Arbeit entfällt.

Können wir bestehende Vorlagen, z. B. für Betriebskostenabrechnungen oder Mieterhöhungen, in Postex integrieren?

Ja, das ist problemlos möglich. Postex verarbeitet jede Art von Dokument, die aus dem CRM- oder ERP-System heraus erstellt wird. Sollten Sie bereits eine Software für Dokumentenvorlagen verwenden, können diese Schreiben auch durch Postex verarbeitet und verschickt werden.

Rechtssicherheit & Compliance

Wie wird sichergestellt, dass die Dokumente rechtssicher zugestellt werden, insbesondere postalisch?

Der klassische Postversand birgt stets – sofern das Schreiben nicht per Einschreiben verschickt wurde – die Gefahr, dass nicht nachvollzogen werden kann, ob das Schreiben den Empfänger tatsächlich erreicht hat. Hier ist die Postex-Plattform eine große Unterstützung, da sie zu jedem Schreiben Aufschluss darüber gibt, ob das Dokument zugestellt wurde.

Können wir Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur versenden?

Ja. Auch dies ist möglich. Wir arbeiten bereits mit einem Partner zusammen, der die qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet. So wird nicht nur die Text-, sondern auch die Schriftform gewahrt.

Technische Integration & Sicherheit

Ist es möglich, die Plattform an unser ERP-System (z. B. SAP, Wodis, Haufe) anzubinden?

Ja. Die Postex-Lösung wird nach erfolgreicher Integration als zusätzliche Funktion in Ihrem ERP-System erscheinen. Durch das optionale Single-Sign-On-Verfahren (SSO) entfällt auf Wunsch sogar das ständige Neuanmelden.

Welche Sicherheitsstandards erfüllt Postex?

Postex agiert nach höchsten Sicherheitsstandards. Die Qualität, Sicherheit und der Datenschutz unserer Software und Dienstleistungen werden anhand verschiedener Audits und Zertifizierungen nachgewiesen.

Postex verfügt über einen Prüfbericht gemäß ISAE 3402 Typ II von einem unabhängigen und renommierten Prüfer für den „Betrieb von Postex-Kontrollmaßnahmen in Bezug auf die Postex-Cloud-Plattform“. Dieser Bericht steht unseren Kunden im Rahmen einer Vertraulichkeitsvereinbarung zur Verfügung.

Darüber hinaus haben wir das Information Security Management System (ISMS) gemäß der internationalen Norm ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert.

Wie lange dauert es, die Plattform bei uns zu implementieren und in den Betrieb zu bringen?

Die Erfahrung zeigt, dass wir im Schnitt innerhalb von zwei Monaten mit unserer Lösung live sein können. Unser Ziel ist es, den Aufwand für unsere Kunden so gering wie möglich zu halten.

Benutzerfreundlichkeit & Funktionalität

Wie viel technisches Know-how brauchen unsere Mitarbeitenden, um Postex zu nutzen?

Gar nicht viel. Die Plattform ist nutzerfreundlich aufgebaut. Damit sich alle Mitarbeitenden jedoch im Umgang mit unserer Lösung wohlfühlen und ein reibungsloser Start gewährleistet wird, unterstützen wir mit Workshops und Onboardings.

Spielt künstliche Intelligenz in der Lösung auch eine Rolle?

Allerdings! Unsere KI kommt beispielsweise beim digitalen Abruf des Schreibens zum Einsatz. Sie kann eine Zusammenfassung des Inhalts erstellen, konkrete Handlungsempfehlungen ausgeben und das Schreiben in andere Sprachen übersetzen oder in einfacher Sprache wiedergeben.

Kosten & Einsparungen

Welche Kosten fallen für Postex an?

Unser Pricing ist modular aufgebaut. Es setzt sich aus einer jährlichen Lizenzgebühr und den gewählten Optionen zusammen. So zahlen Sie immer nur für das, was Sie tatsächlich benötigen.

Die Kosten für Druck und Porto werden nach Verbrauch berechnet. In der Plattform behalten Sie jederzeit den Überblick über die aufgelaufenen Kosten. Diese werden monatlich gesammelt fakturiert.

Welche Einsparpotenziale bietet Postex im Vergleich zu unserem aktuellen System?

Das größte Potenzial ergibt sich vermutlich zunächst aus der Zeitersparnis, weil mit Hilfe unserer Lösung umständliche, zeitraubende und ineffiziente Prozesse wegfallen. Mittel- und langfristig ergibt sich zudem ein großes Kosteneinsparpotenzial, da mit steigendem Anteil digitaler Stammdaten der Anteil an gedruckten Poststücken voraussichtlich immer weiter zurückgehen wird.

Mieterkommunikation & Präferenzen

Was passiert, wenn eine Person, die ihre Post per Mail bekommt, diese Mail nicht öffnet?

Sollte jemand die E-Mail nicht öffnen, kann in unserer Plattform ein Automatismus hinterlegt werden, der nach einer gewissen Zeit eine Erinnerungsmail verschickt. Wird diese Mail erneut nicht gelesen, kann im Vorfeld eine Regel eingestellt werden, die dafür sorgt, dass das Schreiben automatisch nochmal per Post rausgeht.

Wie können unsere Mieterinnen und Mieter ihre Präferenz ändern, wenn sie das Schreiben analog erhalten?

Jedes Schreiben enthält zusätzlich zum Hauptdokument ein Anschreiben mit einem QR-Code und einem Postex-Code. Der QR-Code kann mit dem Smartphone oder Tablet eingescannt werden, und der Postex-Code kann im Webbrowser unter einem angegebenen Link eingegeben werden.

So kann das Dokument nicht nur online eingesehen und heruntergeladen werden – im Hauptmenü gibt es auch die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse anzugeben und der zukünftigen Nutzung zuzustimmen.

Wir haben bereits einige E-Mail-Adressen unserer Mieterinnen und Mieter im ERP-System, allerdings ohne die benötigte Zustimmung. Wie stellen wir sicher, dass wir mit einem sauberen Datenbestand starten?

Super, dass Sie bereits Daten haben! Um sicherzustellen, dass der Datenbestand sauber und aktuell ist, können wir noch vor Implementierung der Plattform ein Verifizierungsverfahren durchführen.

Integration mit anderen Lösungen

Wir nutzen bereits oder planen die Einführung einer Mieter-App / eines Mieterportals – brauchen wir die Postex-Lösung dann überhaupt noch?

Unsere Erfahrung zeigt, dass beides hervorragend koexistieren kann. Zusätzlich kann Postex genutzt werden, um Mieter auf die App oder das Portal hinzuweisen und zur Nutzung einzuladen.